Política de Privacidade

1. Dois papéis diferentes

O Use Farma é um sistema que farmácias usam para registrar a própria operação. Isso cria dois tratamentos distintos, com responsáveis distintos:

• Como controlador, o Use Farma decide o tratamento dos dados de quem cria e administra a conta, dos dados de cobrança da assinatura e dos registros de acesso e segurança da plataforma.
• Como operador, o Use Farma trata os dados que a farmácia insere no sistema sobre terceiros — seus clientes, beneficiários de convênio, fornecedores e sua própria equipe. Nesses dados, a farmácia é a controladora: é ela que define as finalidades, dispõe da base legal, informa seus titulares e responde aos pedidos que eles lhe dirijam. O Use Farma os trata apenas para executar o serviço contratado e conforme as instruções manifestadas pelo uso do sistema.

Se você é cliente de uma farmácia e quer saber sobre seus dados, o pedido deve ser dirigido à farmácia. Recebendo um pedido desses, o Use Farma o encaminha à farmácia responsável e presta o apoio técnico necessário.

2. Dados tratados como controlador

• Conta e usuários: nome, e-mail, telefone, papel de acesso, situação de ativo e a senha, guardada apenas como código derivado (hash), nunca em texto legível.
• Estabelecimento: nome, razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço e telefone, além do titular e da validade do certificado digital usado na emissão fiscal.
• Cobrança da assinatura: nome, CPF ou CNPJ, e-mail, telefone e endereço do responsável pelo pagamento; histórico de faturas, forma de pagamento, situação e comprovantes; e, no cartão, apenas o token do provedor, a bandeira, os quatro últimos dígitos e a validade.
• Acesso e segurança: sessões ativas (guardadas como código derivado do token, com prazo de expiração), endereço IP no momento de operações sensíveis de pagamento, contadores de tentativas para limitar abuso e registros administrativos de atendimento e de alterações feitas pela equipe da plataforma.
• Comunicação: mensagens trocadas com o suporte e o e-mail comercial, e eventos do ciclo de vida da conta (criação, fim do teste, contratação, cancelamento) usados para atendimento e gestão da relação comercial.

Não é solicitado nem tratado, como controlador, nenhum dado pessoal sensível de quem administra a conta.

3. Dados tratados como operador, incluindo dados sensíveis

No uso do sistema, a farmácia pode registrar, entre outros: nome, CPF, telefone, e-mail, endereço, data de nascimento e observações de seus clientes; histórico de compras, orçamentos, entregas e valores a receber; vínculos e carteirinhas de convênio; dados de fornecedores; e dados da própria equipe, como jornada de caixa e comissões.

Parte desses registros pode revelar condição de saúde e, portanto, constituir dado pessoal sensível nos termos do art. 5º, II da LGPD — é o caso do histórico de compra de medicamentos vinculado a um cliente identificado, sobretudo de produtos que exigem receita. O Use Farma trata esses dados exclusivamente para operar o serviço, com o mesmo isolamento e os mesmos controles descritos na seção 7, e não os utiliza para nenhuma finalidade própria. A base legal para o tratamento, a informação ao titular e, quando exigido, o consentimento específico e destacado são responsabilidade da farmácia controladora, que deve observar as hipóteses do art. 11 da LGPD e, no caso de crianças e adolescentes, o art. 14.

4. Para que tratamos e com qual base legal

Como controlador, cada finalidade se apoia em uma base legal do art. 7º da LGPD:

• Criar a conta, liberar o teste, operar o sistema e prestar suporte — execução de contrato (art. 7º, V).
• Cobrar a assinatura, processar pagamentos, emitir e conservar documentos de cobrança — execução de contrato (art. 7º, V) e cumprimento de obrigação legal e regulatória (art. 7º, II).
• Emitir documentos fiscais e atender exigência de autoridade fiscal, sanitária ou judicial — cumprimento de obrigação legal e regulatória (art. 7º, II).
• Autenticar acesso, registrar sessões, aplicar captcha e limites de tentativa, prevenir fraude e apurar incidentes — legítimo interesse (art. 7º, IX) e, quanto a registros de acesso, obrigação legal (art. 7º, II).
• Guardar o aceite dos termos, o histórico de cobrança e os registros administrativos de atendimento — exercício regular de direitos (art. 7º, VI).
• Medir uso agregado para dimensionar capacidade e evoluir o produto — legítimo interesse (art. 7º, IX), com dados agregados e sem identificação sempre que a finalidade permitir.
• Enviar comunicação comercial não relacionada à execução do contrato — consentimento (art. 7º, I), revogável a qualquer momento, sem prejuízo dos avisos operacionais e de cobrança, que são inerentes ao contrato.

Nos tratamentos apoiados em legítimo interesse, foram consideradas a expectativa legítima do titular e a necessidade do dado para a finalidade, e o titular pode se opor na forma da seção 9.

5. Cookies

O Use Farma usa apenas cookies necessários ao funcionamento: um cookie de sessão, que mantém o acesso autenticado e expira em sete dias — ou em trinta dias, quando a pessoa escolhe manter o acesso —, e um cookie temporário de poucos segundos usado para exibir mensagens de confirmação na tela. O cookie de sessão é inacessível a scripts do navegador, restrito ao domínio que o emitiu, transmitido apenas por conexão segura em produção e removido no logout.

Não são usados cookies de publicidade, de rede social, de perfilamento nem ferramentas de analytics de terceiros. O captcha do checkout, descrito na seção 6, emprega mecanismos técnicos próprios de detecção de abuso.

6. Com quem compartilhamos

Não vendemos dados pessoais e não os cedemos para uso próprio de terceiros. Quando necessário para prestar o serviço, compartilhamos dados apenas com operadores contratados, sujeitos a obrigações de confidencialidade, segurança e tratamento conforme nossas instruções.

• Infraestrutura e armazenamento: para hospedar, executar e manter a aplicação e seus dados.
• Processamento de pagamentos: para tokenizar cartões, processar cobranças e confirmar pagamentos.
• Emissão fiscal: para emitir documentos fiscais e atender obrigações legais.
• Comunicações: para enviar e receber e-mails operacionais, de atendimento e de relacionamento.
• Prevenção a fraude e abuso: para proteger operações sensíveis contra automação e uso indevido.

Dados também podem ser compartilhados com órgãos públicos por exigência legal ligada à emissão fiscal, com autoridade administrativa ou judicial mediante requisição válida, e com advogados e auditores no exercício regular de direitos. Em caso de reorganização societária ou transferência do negócio, os dados podem ser transferidos ao sucessor, mantidas as finalidades e as condições desta política. O titular pode solicitar informações sobre os destinatários de seus dados pelo canal indicado na seção 9. Mudança relevante nas categorias de compartilhamento é comunicada na forma da seção 12, com pelo menos 30 dias de antecedência.

7. Segurança

As medidas técnicas e administrativas adotadas incluem:

• isolamento dos dados de cada farmácia no próprio banco de dados, com políticas de acesso por linha e credenciais de aplicação com privilégio restrito, verificadas por testes automatizados de isolamento;
• senhas guardadas apenas como código derivado por função de derivação de chave com parâmetros recomendados pelo OWASP, sem qualquer possibilidade de leitura reversa;
• tokens de sessão guardados apenas como código derivado, com expiração e revogação no logout, em cookie inacessível a scripts;
• tráfego cifrado, controle de permissões por papel de usuário e registro administrativo imutável das ações da equipe da plataforma;
• captcha e limites de tentativa nas operações de pagamento, e ausência de armazenamento do número completo e do código de segurança do cartão, substituídos por token do provedor;
• encaminhamento do certificado digital e de sua senha diretamente ao emissor fiscal, sem persistência no Use Farma.

O painel administrativo da equipe do Use Farma alcança dados de conta, usuários, assinatura e cobrança, necessários ao suporte e à gestão da relação comercial. Ele não expõe a base de clientes e de vendas da farmácia. Acesso a esses registros, quando indispensável para resolver um problema técnico, é feito por pessoal autorizado, sob solicitação e ciência da farmácia, limitado ao necessário e documentado no atendimento.

Nenhuma medida elimina totalmente o risco. Havendo incidente de segurança com risco relevante aos titulares, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados e os titulares afetados são comunicados em prazo razoável, na forma do art. 48 da LGPD. Quando o incidente envolver dados tratados na condição de operador, a farmácia controladora é comunicada sem demora injustificada, com as informações necessárias para que ela cumpra seus próprios deveres.

8. Por quanto tempo guardamos

• Dados da conta e da operação: enquanto a assinatura estiver ativa. Encerrada a relação, a farmácia tem 30 dias para solicitar uma cópia de seus dados e, passado esse prazo, os dados são eliminados, salvo as exceções abaixo.
• Registros fiscais, contábeis e de cobrança: os dados da nota — chave de acesso, série, número, valores e situação — e os registros contábeis e de cobrança são conservados por até 5 anos, prazo ligado à decadência e à prescrição tributária, mesmo depois de um pedido de eliminação.
• Arquivo XML da nota emitida ao consumidor: conservado por 60 dias, período em que fica disponível para download no sistema e exportação por competência. Depois disso, o arquivo é eliminado da nossa base e deve ser obtido junto ao emissor fiscal. O XML da nota de entrada enviado pela farmácia não tem prazo e acompanha o cadastro da nota.
• Aceite dos termos e histórico de cobrança: conservados pelo prazo prescricional aplicável, para exercício regular de direitos.
• Registros de acesso e de segurança: conservados pelo prazo exigido pela legislação de internet aplicável a aplicações e pelo tempo necessário à finalidade de segurança e apuração de incidentes.
• Sessões: eliminadas na expiração ou no logout.
• Registros excluídos pela farmácia dentro do sistema: a exclusão os retira imediatamente das telas, das buscas e de qualquer uso operacional; a eliminação definitiva segue os prazos desta seção.

9. Direitos do titular

A LGPD garante ao titular, em relação aos seus dados pessoais, o direito de obter:

• confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados;
• correção de dado incompleto, inexato ou desatualizado;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dado desnecessário, excessivo ou tratado em desconformidade com a lei;
• portabilidade a outro fornecedor, mediante requisição expressa;
• eliminação dos dados tratados com base em consentimento;
• informação sobre as entidades com as quais os dados foram compartilhados;
• informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
• revogação do consentimento;
• oposição a tratamento apoiado em uma das hipóteses de dispensa de consentimento, quando houver descumprimento da lei;
• petição perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Os pedidos devem ser enviados para contato@usefarma.com e são respondidos em até 15 dias. Pode ser necessário confirmar a identidade de quem solicita, para não entregar dado a quem não é o titular. Pedido que envolva dado tratado na condição de operador é encaminhado à farmácia controladora, a quem cabe decidir, e um pedido de eliminação pode ser recusado, de forma justificada, quando a conservação for exigida por lei.

O sistema não toma decisões automatizadas que afetem interesses jurídicos do titular. As segmentações de relacionamento e de campanha existentes são ferramentas de apoio operadas pela própria farmácia, sujeitas à revisão humana dela, e permitem registrar a preferência de um cliente por não ser contatado.

10. Transferência internacional

Alguns dos operadores da seção 6 são empresas estrangeiras e podem tratar dados fora do Brasil, ainda que a execução da aplicação esteja em região brasileira. Essas transferências se amparam nas hipóteses do art. 33 da LGPD, em especial a necessidade para a execução do contrato e as cláusulas contratuais de proteção de dados firmadas com esses provedores, que se obrigam a padrão de segurança e de confidencialidade compatível com esta política.

11. Encarregado pelo tratamento de dados

O canal do encarregado pelo tratamento de dados pessoais, para pedidos de titulares, comunicações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados e assuntos de privacidade, é contato@usefarma.com.

12. Alterações desta política

A versão vigente é sempre a publicada nesta página, identificada pela data no topo. Alteração que amplie finalidades, mude bases legais, inclua novo operador relevante ou afete direitos do titular é comunicada por e-mail e na área de assinatura com pelo menos 30 dias de antecedência; as demais valem a partir da publicação.